Widok księgowego i asystenta księgowego
Pracownik widzi wszystkie przydzielone mu do wprowadzenia paczki dokumentów z oznaczeniem podmiotu, okresu, liczby, rodzaju, kompletności oraz wyznaczonym terminem ukończenia. Zazwyczaj termin wynosi 3 dni, ale jeśli w trakcie pojawi się sobota i niedziela to termin jest przedłużony do 5 dni. po prawej stronie widzi kafelki z oznaczeniem N /notatka/, L /liczba/ i S /status/.
N /notatka/ - zwiera treść, która została zapisana podczas przyjmowania dokumentów i może zawierać dodatkową informację o przyjętych dokumentach dające wskazówkę wprowadzającemu, np. że jest to plik XML, WB albo, że brakuje SADu
L /liczba/ - miejsce, w którym wprowadzający może edytować liczbę dokumentów, bo po wprowadzeniu do systemu księgowego okazało się, że jest inna
S /status/ - każdą przypisana paczkę dokumentów należy oznaczyć jednym ze statusów. Wprowadzający otrzymuje ją ze statusem "W kolejce". Jeśli paczka jest duża i wprowadzenie jej zajmie sporo czasu, to można nadać jej status "Wykonywane", aby pokazać kierownikowi, że właśnie trwa wprowadzanie. Status "Odmowa" wprowadzający może użyć w chwili, gdy do wprowadzenia ma wiele paczek w różnych terminach i właśnie kierownik przypisał mu kolejną partię. Pracownik może odmówić przyjęcia tych paczek, bo w jego ocenie nie jest w stanie wykonać swojej pracy w wyznaczonym terminie, albo nie zna tego podmiotu i nie ma czasu na uczenie się. Kierownik widzi odmowę i do niego należy decyzja, co z tym zrobi. Najczęściej używanym jest status "Ukończone", który należy wybrać po wprowadzeniu dokumentów do systemu księgowego. Status "Anulowane" to jest inaczej "kosz". Wprowadzający może go użyć w przypadku, gdy np. zostaną mu przypisane dokumenty podmiotu, który zaprzestał współpracy z biurem.
Przydzielone dokumenty do wprowadzenia można sortować po okresie, statusie i kompletności.
Widok kierownika
Kierownik widzi wszystko to, co księgowy/asystent księgowego, ale w układzie wszystkich przydzielonych do wprowadzenia paczek dla wszystkich pracowników. Może zobaczyć przydzielone dokumenty konkretnemu księgowemu/asystentowi. Widzi tez dodatkowy kafelek z oznaczeniem P /przypisz/ i z jego pomocą może przekierować dokumenty do wprowadzenia innemu księgowemu/asystentowi, bo okazało się, że ma wolne moce przerobowe. Kierownik nie powinien tego robić, jeśli wprowadzający użyje statusu "Wykonywane", co oznacza, że jest już w trakcie wprowadzania.
Podsumowanie
Miejsce, gdzie kierownik widzi liczbę przydzielonych dokumentów księgowych w wybranym okresie oraz statusie oraz łączną ich sumę w podziale na sumy dla podmiotów i sumy dla pracowników. Widzi tez względną terminowość wprowadzania dokumentów przez cały zespół biura lub wybranego pracownika w wybranym okresie. Przykład: terminowość całego zespołu wynosi 1,0 to oznacza, że cały zespół wprowadzał w zadanym okresie dokumenty jeden dzień przed terminem. Jeśli w tym samym okresie wybrany 1 pracownik ma terminowość, 2,3 oznacza to, że jest liderem zespołu ale jeśli będzie miał -1,73 to kierownik otrzymuje wskazówkę, że ten pracownik średnio spóźnia się z wprowadzeniem każdej paczki dłużej niż 1,5 dnia.