Ordynatka pomaga w organizacji pracy i równomiernym rozłożeniu pracy pod jednym warunkiem: pracujemy w czasie rzeczywistym, tzn. przyjmujemy dokumenty w chwili, gdy zostały dostarczone. W momencie ich przyjęcia do systemu, przedstawiciel podmiotu otrzymuje automatyczne podziękowanie za ich dostarczenie wraz z informacja o kompletności.
Osoby uprawnione do przyjmowania dokumentów to osoby posiadające uprawnienia kierownika, sekretariatu lub księgowego.
Podmiot: Wpisujemy kilka znaków nazwy albo numer, aby wyszukać podmiot.
Liczba: Liczba dokumentów - może być szacunkowa. Osoba wprowadzająca dokumenty będzie mogła tę liczbę poprawić. Można też podzielić dokumenty na odrębne paczki i przyjąć osobno dokumenty sprzedaży, zakupów i inne, np. liczba pozycji na wyciągu bankowym dla pełnej księgowości. Przy tak przyjętych dokumentach kierownik będzie miał możliwość przydzielenia poszczególnych paczek trzem różnym pracownikom, co znacznie przyśpiesza pracę.
Za miesiąc: Domyślnie ustawiony jest miesiąc poprzedni, ale jeśli dostarczona paczka dokumentów jest z innego okresu, to wybieramy miesiąc właściwy.
Rodzaj dokumentów: oznaczyć właściwy rodzaj
Komplet: Zaznaczamy wówczas, gdy jesteśmy absolutnie pewni, że to jest komplet dokumentów z tego okresu. Jest to bardzo ważne, bo jeśli przynajmniej jedna z przyjętych paczek oznaczona jest jako komplet, to po ukończeniu zadania wprowadzenia u opiekuna tego podmiotu utworzy się automatyczny obieg dokumentów, czyli kolejno: zadanie sprawdzenia, wysłanie JPK, następnie pojawi się formularz wyników a po jego wysłaniu wyniki podatkowe zostaną wysłane do przedstawiciela podmiotu oraz zapisane w tabeli wyników.
Analogicznie, jeśli nie oznaczymy kompletu, przyjęte dokumenty kierownik będzie mógł przydzielić do wprowadzenia, ale po ukończeniu zadania wprowadzenia nie pojawi się zadanie u żadnego użytkownika systemu. Aby tak się stało konieczne jest przyjęcie następnej paczki dokumentów oznaczonej jako komplet.
Uwaga!
Jeśli przyjmiemy drugą lub kolejną paczkę dokumentów oznaczoną jako komplet w czasie, gdy księgowy ukończył już zadanie sprawdzenia, to po ukończeniu wprowadzenia kolejnej kompletnej paczki utworzy się zadanie korekty poprzedniego sprawdzenia a do faktury dopisze się automatycznie dodatkowa pozycja: korekta sprawdzenia 100 zł. Kwotę korekty można dowolnie ustawić w parametrach systemowych, w zakładce faktury można wpisać dowolną kwotę netto lub zero zł, wówczas pozycja na fakturze nie pojawi się.
Warto stosować tę funkcje i uczyć klientów szanowania czasu pracy księgowego poprzez precyzyjne udzielanie informacji o kompletności dostarczanych dokumentach oraz terminie ich dostarczania.
Jeśli okaże się, że płatna korekta pojawiła się na fakturze w wyniku błędnego oznaczenia przez przyjmującego, wówczas możemy ręcznie usunąć tę pozycję.
Priorytet: Zaznaczamy wtedy, gdy chcemy, aby ta paczka dokumentów była wprowadzona poza wszelką kolejnością.
Notatka do przyjętych dokumentów: Można dokonywać wpisów w zależności od potrzeby i np. oznaczyć poszczególne paczki przyjmowanych dokumentów jako zakup, sprzedaż, WB itp, albo określić miejsce, gdzie się znajdują i przy dokumentach elektronicznych napisać: XML, OCR i wówczas wprowadzający wie, gdzie dokumenty się znajdują.